Capítulo VII. IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

7.1 Plan de implementación

7.1.1 Comité encargado

¨       El propietario de la empresa se encargará de la implementación, siguiendo las pautas de este proyecto.

¨       Se hará necesario una capacitación y adicionalmente pruebas piloto a fin de medir la capacidad de adaptación del personal al nuevo sistema

¨       Tomar en cuenta los requerimientos de hardware y otros recursos necesarios.

7.1.2 Diagrama de Gantt

  Tareas a realizarse

7.2 Requerimientos de hardware

• Actualmente ya se cuenta con un computador personal para las funciones administrativas.

• Realizar la compra de una impresora para emisión de cotizaciones, notas de pedidos, así como código de barras.

7.3 Requerimientos y plan de entrenamiento a los usuarios

• El software Cactus SAT, consta de su propio manual en español del cual se puede guiar Flor para aprender el manejo de registro de operaciones y uso de base de datos de clientes, proveedores y control de almacén.

• Respecto a la página web, intranet y extranet. Estas poseen en sus sitios oficiales videos en línea en inglés que explican cómo debe actualizarse y gestionarse la información.

 7.4 Gestión del Cambio

Teniendo presente que Flor es egresada de Administración, el uso de un nuevo sistema, sólo requerirá paciencia y esmero en aprender el funcionamiento básico.

No habría mayor oposición a utilizarlo, ya que facilitará el procesamiento de las operaciones contables. A la vez que permite un registro ordenado de contactos.

Si será importante enfocarse en el establecimiento de normas y horarios de las labores de Leonardo, ya que al implementar un sistema se hará necesario dar seguimiento de sus visitas y fijar métodos para la solución de averías.

7.5 Gestión del Conocimiento

Se llevará a cabo,  mediante la publicación de contenido a fin al negocio tanto en la intranet como extranet. Facilitando la comunicación de metas y eventos.

Además de llevar registro de documentos como contratos, así como citas e e-mails que formen parte de una gestión continuada en relaciones comerciales como con Remdevice y posiblemente con los técnicos de XZ (como representante de esa marca de máquinas en servicio post-venta)

7.6 Plan de inicio de operaciones

• Requerirá del conteo físico y ordenamiento de piezas y repuestos disponibles por parte de Flor, en colaboración con Leonardo.

• Además de la contabilización de registros, saldando o no cuentas por cobrar, para tener un reporte inicial según el cual se empezará a digitar.

• Al igual que una base de datos según la que se encuentra en Excel,  incluyendo correos, direcciones y todo lo necesario para futuras comunicaciones.

• Tomar como modelo base el de la página web, intranet y extranet.

7.7 Estrategia de mantenimiento del sistema

• Mensualmente Flor deberá encargarse de contactar a los proveedores y clientes a fin de actualizar domicilio fiscal, nombre del contacto entres otros de interés.

• Al igual que adjuntar nueva información y cambio de tarifario de ser necesario en el portal web y en la extranet de la empresa. Facilitando tener al tanto al cliente a fin que no se susciten inconvenientes como el de CTA.

• Revisar con Leonardo las piezas y repuestos en almacén, descartando aquellas que hayan sufrido obsolescencia no prevista. Actualizando inventario.

7.8 Presupuesto general final

	Monto S/.
Hardware y Software
Software gratuito	0.00
Adquisición de impresora	199.00
Personal
Tiempo extra en inventariar e ingreso de BD	150.00
Contabilizar cuentas por cobrar y otros registros	70.00
Dominio web
Compra en Web Empresa	170.00
IMPLEMENTACIÓN	S/.589.00