Capítulo III. OPCIÓN DE SOFTWARE ERP

3.1 Alternativas de software

• AZ Control, gestión de servicios técnicos. Precio $ 85,62.

-      Gestión de reparaciones, ventas y compras.

-      Sencillez y usabilidad: preparado para lector de código de barras, teclas de acceso rápido, claridad

-      Control de almacén y stock, aviso de productos bajo mínimos

-      Gestión de clientes y aparatos. Localizaciones rápidas y por múltiples parámetros.

-      Aviso de revisiones de aparatos según fecha límite

-      Cierre de caja diario, desglosado en efectivo, tarjeta, pendiente de pago

-      Impresión totalmente personalizable de las órdenes de reparación, presupuestos y facturas, cumpliendo con la normativa legal.

-      Múltiples informes y estadísticas.

·         Cactus SAT v. 4.2, gestión de servicios de asistencia técnica. Gratuito

Genera órdenes de taller, emitiendo presupuestos y facturas.

Además dispone de un modulo de ventas de mostrador, donde podemos usar impresora de tickets y lector de código de barras. 

Control de reparaciones agrupadas por cliente, por aparato, entre fechas, por empleados con consultas a la base de datos de gran potencia.

Destinado a reparación de máquinas industriales.

3.2  Datos  y Características del software elegido

Desarrollado por PARDO Informática www.castusgest.com, es un software totalmente gratuito. Aunque es recomendable contratar el servicio de soporte, en caso se presente algún inconveniente en la gestión de las operaciones.

• Fichero de clientes y proveedores con acceso desde estos módulos a todos los registros relacionados con ellos. Ejemplo: desde el modulo de clientes tendremos acceso a todos los albaranes, facturas, presupuestos de este cliente.

• Modulo de aparatos: Desde aquí dispondremos de una ficha de los aparatos, con un fácil acceso a todos los registros (ordenes de taller, albaranes, presupuestos) relacionados con él.

• Órdenes de Taller: EL programa genera órdenes de taller donde podremos llevar un control del trabajo realizado en el taller, horas de mano de obra, materiales, asistencia a domicilio, etc.

• Modulo de facturación con una gestión de cobros para múltiples vencimientos y formas de pago.

• Control de gastos, clasificados por categorías, con una gestión de pagos muy eficaz para realizar sus previsiones de pago.

• Modulo de empleados: Permite llevar un control de técnicos, agentes comerciales, etc. Asignarles trabajo controlar, extraer listados del trabajo realizado por estos.

• Modulo de TPV (Terminal Punto de Venta), el programa dispone de un modulo de ventas de mostrador, que puede usarse, con impresora de tickets, lector de código de barras y si se desea pantalla táctil

3.3 Necesidad de cambios organizacionales

Hasta el momento Flor se dedica a la tarea administrativa, con lo cual ella se encargaría de la utilización del sistema, reemplazando sus registros a mano por la digitación directamente de transacciones por reparación, cobros y desembolsos de ser efectuados.

No se necesitaría contratar a nadie más para dicha labor, ya que sólo se trata de una mejora en el sistema de trabajo.

Requiriendo sí de una disposición para aprender de Flor, para un uso adecuado que permita un procesamiento sencillo y más rápido, con mejores indicadores de referencia que de la forma tradicional.

3.4 Justificación de la elección del Software

Se ha decidido utilizar Cactus SAT, ya que posee una interfaz simple de manejar.

Su instalación resulta fácil, no requiriendo de un sistema operativo avanzado para su puesta en marcha.

Es totalmente gratuito, con lo que cual permite un período de prueba largo a fin de constatar si realmente se adapta a necesidades de la empresa.

Permitirá llevar el control de las reparaciones, y seguimiento según éstas tomen más de 2 visitas; al igual que las piezas empleadas para dicha labor.

3.5 Descripción de los módulos

  

• Registro de Clientes: Incluyendo datos de contacto, aparatos compuestos en cada caso. Estadística de facturación e información de pagos.

• Registro de Proveedores: Consigna información de contacto, así como detalle de presupuesto y pedidos efectuados en particular.

• Empleados, refiere información esencial y de contacto; así como órdenes de taller y presupuesto a clientes.

• Productos y Servicios; contiene descripción de la prestación o bien a ofrecer, además del precio, costo incurrido, ventas de este ítem y adiciona foto.

 

• Módulo de Aparatos, consigna presupuestos, órdenes de taller así como datos en general de descripción.

• Órdenes de Taller, Indicadores sobre avería, diagnóstico, datos del cliente, fecha de cita, datos de cliente y aparato en reparación.

• Movimientos de Almacén: Especifica producto y proveedor según sea una entrada o salida.

3.6 Ingreso de datos al sistema

       Se realiza mediante digitación en cada uno de los módulos según corresponda, detallados anteriormente. Incluyendo la información de contacto y adicionando un código tanto para proveedores como clientes así también en el caso de los productos y aparatos en reparación.

Partiendo de una pantalla principal con accesos a cada módulo:

  

Además se cuenta con una vista en listado a manera de tabla:

3.7 Reportes

• Presupuestos de Clientes, incluye datos, base impositiva y total.

  

• Facturación de Gastos