Capítulo II. ANÁLISIS SEGÚN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.1    Análisis de los procesos

• Proceso de atención al cliente: La empresa que requiere los servicios de reparación se comunica vía telefónica con Flor, para consultar la disponibilidad de Leonardo y solicitar una fecha y hora en el que pueda visitarles. Flor avisa a Leonardo, quien comunica un horario libre para la atención.

• Proceso de reparación: Leonardo acude a una visita de revisión previa a fin de determinar cuál es el problema o falla que presenta el equipo en cuestión. En ese momento puede descartar de que se trata y ver si cuenta con repuestos y herramientas necesarios para repararle.

Si no tuviera lo requerido en su furgoneta en esa visita, deberá regresar otro día, habiendo tomado nota de la pieza que requiere la máquina para regresar a su funcionamiento habitual.

¨       Proceso de compra: Habiendo determinado la necesidad de una pieza, ésta era solicitada al proveedor dada la urgencia por solucionar el problema era comprada. Y posteriormente a fin de mes era cargada a la factura del cliente.

¨       Proceso de pago de impuestos: Flor se reunía con el contador para determinar cuál era el monto y fecha de los impuestos a pagar. El contador tenía acceso a la cuenta corriente personal del titular, para pago de impuestos (denominado F24). El detalle de los movimientos de la cuenta eran vistos con frecuencia por Flor.

2.2  Identificación de transacciones

A) Atención al cliente; Aproximadamente 15 transacciones al mes (consultas)

B) Reparación; 20 al mes, por un monto de €1120 (Tarifa €28, visitas de 2 hs)

C) Compra; 10 al mes, por un monto de €168 (Suponiendo 60% C. Ventas)

D) Pago de intereses; 1 al mes, un aproximado de €255 (Dadas las ganancias) 

2.3  Definición del Problema o Necesidad

No hay reportes organizados de las actividades de reparación (ingresos) así como de las compras de repuestos o piezas (gastos) que resulten en indicador de la gestión de la empresa.

Se requiere reforzar la imagen de AMINTEC, a fin que se haga reconocida en las zonas no tan cercanas; sólo cuenta con 7 clientes frecuentes. A pesar de contar con una lista en Excel de 100 empresas, aún no se han efectuado ninguna comunicación exitosa.

Oportunidad de implementar un ERP para el manejo de registros, así como de un portal y extranet para mejor relación con los clientes y proveedores.

2.4 Requerimientos del Sistema

¨       Debe consignar los datos del cliente así como la frecuencia en su demanda de servicio.

¨       Que permita controlar las piezas utilizadas y en qué trabajo. A fin de tener un costo por reparación fiable, que permita elaborar un tarifario.

¨       Establecer base de datos de proveedores, a fin de resumir numéricamente aquellos que nos ofrecen mejor calidad, plazo y precio.

¨       Dar seguimiento a los trabajos que tomen más de dos visitas, así como grabar un record de aquellos aparatos que han sido vistos (reparados) por AMINTEC, como preventiva a alguna falla futura.